5W1H 5W2H 5W1H2C5M là gì. Ai nên dùng

5W1H 5W2H 5W1H2C5M là gì. Là viết tắt của những từ nào trong tiếng anh – Nghĩa tiếng Việt là gì. Những từ viết tắt này có gì đặc biệt và nhớ chúng có hữu ích gì cho công việc, cuộc sống, hay trong học tập không? Tại sao chúng được những người quản lý hay nhắc vậy? Tại sao người trẻ – nhân viên mới khi đào tạo lại hay được nhắc đến? Tại sao khi lên kế hoạch mọi người hay đề cập tới chúng như một nguyên tắc vậy.

1. Giải thích các từ viết tắt của 5W1H 5W2H 5W1H2C5M 

Trước hết chúng ta cần hiểu về các từ viết tắt và nghĩa tiếng Việt của các từ này, từ đó sẽ giúp chúng ta có phương pháp suy luận, áp dụng cho tất cả các trường hợp trong cuộc sống, học tập và cũng như trong công việc hay việc lên kế hoạch thực hiện một công việc nào đó  

5W1H bao gồm 5 chữ “W” và 1 chữ “H“

Chúng lần lượt là What – Why – Who – When – Where và chữ “H” là How

5W2H bao gồm 5 chữ “W” và 2 chữ “H“

Chúng lần lượt là What – Why – Who – When – Where và 2 chữ “H”  là How và How much hoặc How many

5W1H2C5M gồm 5 chữ “W“, 1 chữ “H“, 2 chữ “C” và 5 chữ “M“

Chúng lần lượt là What – Why – Who – When – Where, chữ “H” là How, 2 chữ “C” là Control – Check, 5 chữ “M” là Manpower – Money – Material – Machines – Methods

2. Hiểu chi tiết, rõ hơn và kỹ hơn về 5W1H 5W2H

Hầu hết mọi người nếu đã từng nghe qua về các từ viết tắt trong phương pháp 5W1H hoặc 5W2H hoặc 5W1H2C5M thì đều nhớ về các chữ viết tắt bằng tiếng anh. Tuy nhiên, để hiểu cặn kẽ, hiểu về thứ tự sắp xếp của chúng, cũng như tầm quan trọng và chi tiết cụ thể trong từng trường hợp thì quý độc giả nên tham khảo phần giải thích phía dưới

2.1 What – Cái gì? Nội dung quan trọng nhất xếp đầu tiên

Nội dung là cái gì, điều đang nói đến là công việc, là kế hoạch, là sản phẩm hay về nội dung gì. Chữ What trong 5W phải xếp lên đầu tiên bởi khi nội dung bị sai thì tất cả phía sau sẽ sai, nếu bạn nhầm sản phẩm thì việc giao hàng, đưa hàng, giá tiền… đều sai.

Khi hiểu sai nội dung, dù chúng ta có bàn tới bàn lui cũng chỉ là lãng phí thời gian bàn bạc. Nếu không nhận ra sớm về sai nội dung thì sẽ rất đến rất nhiều hệ lụy hoặc thiệc hại xảy ra

2.2 Why – Tại sao? Vì sao cần phải thực hiện, tại sao như vậy

Chữ “Why” nói về nguyên nhân là yếu tố quan trọng thứ 2, bởi chúng ta không hiểu nguyên nhân, không hiểu căn bản vì sao có nội dung số 2.1 thì đôi khi làm là vô nghĩa, hoặc cách làm “How” sẽ sai, địa điểm để thực hiện “Where“, thời gian thực hiện “When” và cả người thực hiện, người tác động tới “Who/Whom” sẽ bị sai hoặc không thật sự phù hợp

Nôm na nếu không hiểu chữ “W” thứ 2 này – Chúng ta sẽ rơi vào trạng thái, làm nhưng chẳng hiểu vì sao nên làm, hoặc làm theo cách làm đang thực hiện nhưng chẳng hiểu vì sao nên làm theo cách đó. Kết quả có thể không được nhưng mong đợi và chúng ta cũng chẳng hiểu vì sao

Hiểu được chữ “Why” này sẽ giúp chúng ta có cơ sở để thực hiện và dễ hiểu được nguyên nhân khi kết quả hoặc những tác động không đúng như mong đợi

2.3 Where – Ở đâu? Việc đó, cái đó, nội dung đó xảy ra ở đâu hoặc nên thực hiện ở đâu

Chữ “Where” chỉ về nơi chốn, có thể là nơi xảy ra nội dung được đề cập ở 2.1 “What” hoặc là nơi để triển khai, thực hiện nội dung được đề cập tới ở 2.1 “What”. Nếu chúng ta xác định sai chữ “Where” này thì sẽ dẫn tới sai 2 nội dung phía sau, tức là chúng ta sẽ phải thực hiện lại ở đúng vị trí từ đó dẫn tới sai về mặt thời gian “When” vì phải cộng thêm thời gian và cũng ảnh hưởng tới người thực hiện “Who” hoặc tác động tới người khác “Whom” không đúng như dự định

2.4 When – Khi nào? Thực hiện khi nào, xảy ra khi nào, khi nào thì tốt, khi nào sẽ thuận lợi

Chữ “When” chỉ về thời điểm, đây cũng là yếu tố cơ bản quan trọng tương xứng với vị trí của nó trong 5W. Vậy nó quan trọng như thế nào, có những nội dung cần thực hiện đúng thời gian (đi tàu, xe hoặc đặc biệt là máy bay), hoặc có những nội dung mà yếu tố thời gian phù hợp sẽ giúp cho nội dung 2.1 “What” sẽ trở nên hiệu quả hơn. Nhiều nội dung công việc tiếp theo chỉ thực được khi công việc phía trước đã hoàn thành (Ví dụ: Trong xây dựng, muốn đổ bê tông thì phải xong kết cấu thép, hàng hóa chỉ giao khi có hàng hoặc hàng phải đóng gói xong, sản phẩm chỉ được gia công khi đã có bản vẽ hoàn thành)

Nếu thực hiện không đúng thời điểm “When” hoặc không biết rõ sự việc, nội dung xảy ra ở thời điểm “When” nào thì chúng ta sẽ không có kết quả tốt nhất, trong nhiều trường hợp còn dẫn tới không có kết quả (bạn chậm giờ bay mà không đổi chuyến, đi ăn cổ khi nhầm thời gian, đi học muộn không được vào trường,…) hoặc tệ hơn nữa là xảy ra một kết quả khác gây thiệt hại (mất thêm tiền vé – đối tác hủy cuộc gặp – mất đơn hàng, không có đồ ăn, bị phê bình và không được học,…)

2.5 Who/Whom – Ai / tác động tới ai? Người nào thực hiện, ảnh hưởng và tác động tốt – xấu tới ai

Chữ “Who” xác định ai, đối tượng nào thực hiện hoặc chịu tác động ảnh hưởng. Mặc dù được xếp cuối cùng nhưng yếu tố thứ năm này cũng vô cùng quan trọng, bởi nếu chọn sai người thực hiện, hoặc chọn sai đối tượng thực hiện (người đi làm, học sinh, người già, trẻ nhỏ,…) thì dẫn tới kết quả không tốt – không có kết quả – xảy ra kết quả bất lợi, mặc dù cả 4 yếu tố “What – Why – Where – When” ở trên dù đã đúng, đã tối ưu

Nếu chọn đối tượng thực hiện không đúng, đối tượng áp dụng không phù hợp thì kết quả có thể không tốt (học sinh làm quản lý không thể tốt bằng người đi làm có kinh nghiệm), hoặc kết quả không xảy ra (yêu cầu người già làm việc nặng nhọc cần sức nâng sức gánh của con người – bắt người tuổi nhỏ làm việc lớn), hoặc kết quả xảy ra là bất lợi, gây hệ lụy, ảnh hưởng không tốt tới đối tượng (lấy học sinh tiểu học làm việc nơi công trường xây dựng) sẽ là vi phạm, gây ảnh hưởng về sức khỏe, tính mạng của trẻ

2.6 How – Làm như thế nào? Thực hiện bằng cách nào – vận hành ra sao – Tại sao nó như vậy

Cách đặt câu hỏi “How” làm như thế nào sẽ giúp người đặt câu hỏi tìm được đáp án để thực hiện nội dung đề ra. Tùy theo nội dung là gì, mà đcâu hỏi “How” có thể là làm bằng cách nào (tự làm, hay thuê người, nhờ người làm), thực hiện bằng phương pháp nào (bằng tay hay bằng máy), thực hiện bằng phương tiện nào (nếu là di chuyển thì bằng đường bộ, đường thủy, hay đường không),…

2.7 How much / How many – Bao nhiêu lâu, bao nhiêu tiền, bao nhiêu người

Dựa vào lịch sử phát triển thì gốc ban đầu của phương pháp chỉ là 5W1H, bởi trong chữ “How” để tìm được đáp án chúng ta sẽ cần phải xác định về thời gian, khối lượng và số lượng tức đã bao gồm “How much / How many”. Tuy nhiên các nhà nghiên cứu đã làm rõ để người áp dụng dễ hiểu hơn, chính vì thế “How much – Số lượng không đếm được và How many – Số lượng đếm được” được đưa thêm và trở thành 5W2H

Trả lời được câu hỏi “How much – How many” sẽ giúp cho người đặt câu hỏi hình dung rõ ràng, rành mạch hơn về cách thức thực hiện cụ thể. Ví dụ: Bạn cần thời gian bao lâu để thực hiện công việc được trao đổi, bao nhiêu tiền, bao nhiêu người để thực hiện nội dung đó

3. Lịch sử ra đời của 5W1H 5W2H

Phương pháp 5W1H còn được gọi với tên khác là phương pháp Kipling, để tưởng nhớ tới người cha đẻ ra phương pháp này, thuật ngữ 5WW1H lần đầu được nhắc tới trong bài thơ của Rudyard Kipling có tên gọi “Just so stories”, xuất bản năm 1902, trong đó có đoạn viết rằng

“Tôi giữ bên mình sáu người hầu cận trung thực

(Họ đã dạy tôi tất cả những gì tôi biết);

Tên của họ là “Cái gì” (What), “ Tại sao” (Why) và “Khi nào” (When),

“Làm thế nào” (How),  “Ở đâu” (Where) và “Là ai” (Who)”

Về sau, 6 yếu tố này trong bài thơ này phát triển lên thành một phương pháp được gọi là phương pháp Kipling hay được rút gọn thành “5W1H”. Cũng theo cách giải thích của các nhà phát triển thì phương pháp 5WW1H chỉ dẫn cho chúng ta biết cách tiếp cận giải quyết vấn đề, và mỗi yếu tố 5W1H đều đảm nhiệm một góc độ khác nhau, để người sử dụng nó nhìn nhận một cách toàn diện và đánh giá được các giải pháp khả thi.

Tiểu sử và thành tựu của Joseph Rudyard Kipling 

Sinh ngày: 30 tháng 12 năm 1865 và mất ngày 18 tháng 1 năm 1936 (70 tuổi). Ông sinh tại Bombay, Ấn Độ, cha của ống là một chuyên gia Anh về lịch sử nghệ thuật Ấn Độ, giám đốc trường nghệ thuật Mumbai, còn mẹ là con một gia đình danh giá ở London, cả ông nội và ông ngoại đều là linh mục

4. Ứng dụng 5W1H 5W2H ở đâu? Ai nên dùng

Câu trả lời xác đáng nhất có lẽ là: Áp dụng được cho tất cả mọi việc – Ứng dụng ở mọi nơi – Trong hầu hết các hoàn cảnh và thời gian – Cho tất cả mọi người. Chúng ta nên áp dụng một cách linh hoạt, hiệu quả.

Chỉ cần chúng ta đặt 6 câu hỏi 5W1H cho tất cả các sự việc thì chúng ta đều thấy phương pháp này phát huy tác dụng. Vấn đề là người chưa quen, chưa biết tới phương pháp này nếu được người khác hỏi và chưa có câu trả lời đôi khi trở nên khó hiểu, thậm chí có trường hợp còn khó chịu

Người sử dụng phương pháp 5W2H tùy vào trình độ, mức độ của nội dung công việc mà áp dụng cho linh hoạt, áp dụng khéo léo với từng đối tượng để công việc và kết quả có thể đạt được theo ý muốn cũng chính là kỹ năng sử dụng phương pháp

4.1 Cách tiếp cận 5W1H

Cách tiếp cận đơn giản là lấy một trong các câu hỏi, ngẫu nhiên hoặc có mục đích cụ thể hơn và hỏi câu hỏi đó phù hợp với tình huống của bạn, phù hợp với thực trạng

Vì vậy, ví dụ, nếu bạn đang tổ chức một bữa tiệc ở văn phòng, bạn có thể hỏi ‘Tại sao chúng ta lại tổ chức nó? Chúng ta muốn bao nhiêu niềm vui? Mọi người thích nhạc gì? Ai sẽ đến? và chúng ta sẽ tổ chúc đến khi nào

4.2 Một số câu hỏi mở rộng của 5W1H

Chúng ta cũng có thể mở rộng việc sử dụng các câu hỏi đơn từ thô thành các cụm câu hỏi, ví dụ:

• Bao nhiêu?
• Tại sao không?
• Mấy giờ?
• Ở đâu?
• Ai có thể?
• Còn ở đâu nữa?
• Khi nào?

4.3 Đặt câu hỏi theo kế hoạch của 5W1H

Một cách tiếp cận khác của 5W1H là sử dụng các câu hỏi theo một thứ tự cụ thể để giúp hướng dẫn bạn thực hiện một chuỗi suy nghĩ để có được câu trả lời hoàn chỉnh, chẳng hạn như:

• Vấn đề là gì?
• Nó đang diễn ra ở đâu?
• Khi nào nó đang xảy ra?
• Tại sao nó lại xảy ra?
• Làm thế nào bạn có thể khắc phục vấn đề này?
• Bạn cần ai tham gia?
• Khi nào bạn sẽ biết bạn đã giải quyết được vấn đề?

4.4 Ví dụ cụ thể sử dụng 5W1H

Thực trạng trong trường hợp  bạn đi du lịch và mua quá nhiều rượu của một nhà máy sản xuất rượu địa phương, nhà máy đã cho rượu vào vali của khách hàng và người khách phát hiện ra vấn đề là không thể tự vận chuyển từ sân bay về được

• Vấn đề là gì? Vali của tôi quá nặng
• Nó đang diễn ra ở đâu? Tại sân bay
• Khi nào nó đang xảy ra? Buổi tối từ Pháp về
• Tại sao nó lại nặng vậy? Bởi vì tôi đã mua quá nhiều rượu
• Làm thế nào để chúng ta có thể giải quyết được? Vận chuyển rượu đi trước
• Bạn cần ai giúp đỡ? Các bạn nhân viên phòng vận chuyển sẽ làm điều đó cho tôi
• Khi nào bạn sẽ biết bạn đã giải quyết được vấn đề? Khi nó về tới nhà

Trẻ em xin bố mẹ đi chơi, thường xuyên không cung cấp thông tin cho phụ huynh – Khi đó chúng ta cần tập cho các bạn học phương pháp 5W1H để cung cấp nhiều thông tin cho phụ huynh. Việc này sẽ giúp cho phụ huynh có thể dễ dàng liên lạc hoặc tìm các bạn khi chơi quá thời gian cho phép

• Con chơi trò gì? Đá bóng
• Vì sao con lại muốn đi đá bóng? Hôm nay chủ nhật con muốn vận động ngoài trời
• Chơi ở đâu? Đá ở công viên
• Trận đấu diễn ra khi nào? Chúng con sẽ đá lúc 8:30 và con sẽ rời nhà lúc 8:00
• Con đá cùng lớp hay đá với đội nào? Lớp con đá giao lưu với lớp bên cạnh cùng trường
• Con đi bộ hay đi xe đạp? Con có hẹn đi bộ cùng các bạn
• Con có cần tiền để mua nước không? Con chỉ cần 20K

5. 5W1H2C5M là gì và ứng dụng ở đâu

Chúng ta đã hiểu về 5W1H như đã trình bày ở trên, còn 2C và 5M là gì, chúng sẽ hữu ích như thế nào khi chúng ta áp dụng. Việc áp dụng thêm nguyên tắc 2C và 5M có khó khăn không. Thực tế cho thấy các cấp quản lý, người lao động nói chung và nhân viên nói riêng hiểu càng rõ và áp dụng càng nhiều – hình thành thói quen sẽ vô cùng hiệu quả cho mọi công việc

4.1 Control – Kiểm soát như thế nào

Chữ “C” đầu tiên 5W1H2C5M chính là Control. trong Để kiểm soát được sự việc, hay công việc chúng ta cũng sẽ dùng những câu hỏi trong 5W1H để hỏi và tự trả lời

• Đặc điểm của công việc đó, sự việc đó như thế nào?
• Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? Sự việc đã xảy ra đến giai đoạn nào? Tiến độ thế nào?
• Dùng dụng cụ, máy móc hay thiết bị gì để đo lường, đo lường sự việc bằng mắt bằng cảm tính hay như thế nào?
• Có bao nhiêu điểm cần lưu ý và kiểm soát

4.2 Check – Kiểm tra ra sao

Chữ “C” thứ hai 5W1H2C5M chính là Check. Có rất nhiều công việc đòi hỏi cần phải kiểm tra và kiểm tra thường xuyên, đặc biệt là đối với những người mới thực hiện công việc lần đầu, công việc thường xuyên xảy ra sai sót, công việc cần kiểm tra để đảm bảo chất lượng. Khi đó chúng ta sẽ phải đặt ra câu hỏi kiểm tra ra sao

• Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
• Ai tiến hành kiểm tra?
• Có bao nhiêu điểm cần kiểm tra?
• Nếu chúng ta không đủ nguồn lực thì cần kiểm tra những điểm trọng yếu nào?

Một trong những nguyên tắc được sử dụng phổ biến đó là Nguyên tắc Pareto, còn được gọi Nguyên tắc 80/20, được đặt theo tên của nhà kinh tế học vĩ đại Vilfredo Pareto. Nguyên tắc chỉ rõ rằng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân, mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra là bất bình đẳng. Điều đó nói lên rằng việc kiểm tra và tìm ra nguyên nhân sẽ là vô cùng quan trọng

Pareto quan sát ở Ý và các quốc gia khác và nhận thấy kết quả

• 80% đất đai ở Ý thuộc sở hữu của 20% dân số
• 80% lợi tức của công ty được tạo bởi 20% khách hàng
• 80% các vụ phạm pháp được gây ra bởi 20% tội phạm
• 80% những người sử dụng phương tiện giao thông gây ra 20% tai nạn
• 20% sai sót thiết kế trên ô tô dẫn đến 80% các vụ tai nạn ô tô
• 20% của các tấm thảm được 80% các bước chân giẫm lên
• 20% các quần áo của bạn được đem ra mặc trong 80% thời gian,…

6. Năm chữ “M” trong 5W1H2C5M

Nguyên tắc 5M được áp dụng nhiều và phổ biến hơn trong các dự án công nghiệp, nơi có việc chế tạo sản xuất đòi hỏi sự tính toán cẩn thận và nghiêm ngặt để có những sản phẩm tốt phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, thực tế nguyên tắc này áp dụng được với rất nhiều nội dung công việc khác nhau

5.1 Manpower – Cần nguồn lực con người như thế nào

Để thực hiện một công việc, một dự án hoặc một kế hoạch (dù là kế hoạch đi chơi) cũng ta cũng phải tính đến yếu tố con người. Tức là, chúng ta cần bao nhiêu người (nguồn lực – dự án, tổ chức lớn) để có thể thực hiện kế hoạch đó

5.2 Money – Cần bao nhiêu tiền cho nội dung công việc đó

Nội dung công việc đó có cần tới tiền không? Nếu có thì cần bao nhiêu tiền, từ đó xác định được nguồn tiền sẽ đến từ đâu và bao lâu sẽ có được nguồn tiền theo như kế hoạch. Đặc biệt, khi tổ chức các sự kiện chung, sự kiện có nguồn vốn từ phía nhà tài trợ thì cần phải xác định rõ cần bao nhiêu tiền (liệt kê danh sách khoản chi)

5.3 Material – Nguyên liệu, hệ thống để thực hiện

Nguyên liệu để thực hiện có thể là nguyên liệu sản xuất, nguyên liệu có thể là những tài nguyên sẵn có hoặc nguyên liệu đi mua. Hệ thống để thực hiện có thể là sân bãi, nhà kho, hệ thống vận chuyển, hệ thống an toàn,…

Với những việc nhỏ như đi chơi đá bóng, đánh cầu thì nguyên liệu chính là quả bóng, quả cầu. Lớn hơn như làm bánh, nấu ăn đãi khách thì nguyên liệu chính là nguồn thực phẩm,…

5.4 Machines – Cần máy móc gì, tiêu chuẩn nào và áp dụng công nghệ gì

Để sản xuất thì chúng ta cần máy móc gì, công ty lựa chọn tiêu chuẩn nào để sản xuất và áp dụng những công nghệ nào để tăng hiệu quả, tăng chất lượng sản phẩm, từ đó mang lại lợi nhuận đảm bảo.

Với những việc nhỏ như nấu cơm chúng ta cũng cần có yếu tố này trong cuộc sống hàng ngày. Đó là bạn dùng bếp ga, bếp từ, hay nấu bằng củi… với những phương pháp nấu đó chúng ta sẽ cần nồi chuyên dụng cho bếp từ hay nồi tiếp nhiệt thông thường

5.5 Methord – Bạn thực hiện theo phương pháp nào

Phương pháp thực hiện sẽ giúp bạn có hiệu quả tương ứng, đồng thời việc lựa chọn phương pháp cũng sẽ tác động đến những máy móc “Machines” hay nguồn lực “Manpower” khác nhau.

Năm yếu tố Man – Money – Material – Machines và Methord tác động lẫn nhau, tạo nên một hệ thống 5 yếu tố khiến cho kết quả tốt hoặc không tốt đều phụ thuộc vào chúng.

Có tiền, có nguyên liệu, máy móc tốt và phương pháp hay – Nhưng nhân lực không phù hợp >>> Kết quả không tốt

Có nhân lực tốt, có vật liệu, máy móc và phương pháp hay – Nhưng không có tiền >>> Cũng không thể thực hiện được công việc như ý

Có người, có tiền, có vật liệu và phương pháp tốt – Nhưng bạn lựa chọn máy móc có dung sai lớn, chất lượng đầu ra không đảm bảo >>> Sản phẩm không chất lượng

Có người, có tiền, vật liệu và máy móc – Nhưng chúng ta không có phương pháp làm + quản lý kém >>> Chắc chắn là thua lỗ